27 Mar 7 méthodes pour éviter les annulations de dernières minutes

Avez-vous déjà eu des rendez-vous qui s’annulent à la dernière minute ou que votre client ne se présente tout simplement pas?

Malheureusement, c’est assez courant, peu importe le domaine, et évidemment, ça peut causer des problèmes financiers… et des frustrations!

En effet, lorsque les clients ne se présentent pas à leurs rendez-vous, cela peut avoir un impact négatif sur votre entreprise ou votre emploi du temps personnel.

Juste une annulation de rendez-vous?

Saviez-vous que les entreprises peuvent perdre en moyenne 15 % de leurs revenus en raison de l’absence des clients à leurs rendez-vous ou des annulations de dernières minutes?

Ne partez pas en peur!

L’annulation fait partie de la réalité des entreprises!

Voici 7 façons de vous assurer que vos clients se présentent à vos rendez-vous :

1. Confirmez le rendez-vous :
   Oui ! C’est la base! Envoyez un rappel de rendez-vous par e-mail, message texte ou appel téléphonique pour confirmer l’heure et la date du rendez-vous. Demandez également à vos clients de confirmer leur présence pour que vous puissiez ajuster votre emploi du temps si nécessaire.

   Il existe d’ailleurs plusieurs logiciels de prise de rendez-vous tels que Go Rendez-vous, Calendly ou Square par exemple, qui vous permettent de le faire de manière automatique.

2. Offrez un rappel automatique :
   Dans le même ordre d’idée, certains outils peuvent envoyer automatiquement un rappel de rendez-vous à certaines fréquences, par exemple, une semaine avant, puis 24h avait et 1 heure avant. Cela rappellera à vos clients leur engagement et réduira les risques d’oubli.
3. Nouveau client, assurez-vous ne donner toutes les indications :
   Assurez-vous que les clients ont toutes les informations nécessaires pour arriver à votre rendez-vous à temps. Incluez des instructions claires sur la façon de se rendre à votre lieu de rendez-vous ou le lien pour se connecter et donnez des indications précises sur le lieu de stationnement.

   Beaucoup de retards sont dus à des problématiques de gestion de temps, problèmes technologiques, etc.

4. Instaurer une politique d’annulation :
   En ayant une politique d’annulation de rendez-vous clair, vous informez à l’avance à vos clients vos attentes. Par exemple, toute annulation doit être faite 48h à l’avance, etc.
5. Offrez une valeur ajoutée :
   Offrez-leur une expérience agréable et ils auront plus de raisons de se présenter. Lorsque vous offrez un service de qualité, vous créez une impression positive auprès de vos clients et vous établissez une relation de confiance dès le début, ce qui rend moins probable que le client annule la rencontre… surtout sans vous avertir !
6. Demandez un dépôt:
   Si vous offrez des services payants, il est possible de demander un dépôt à vos clients pour réserver leur rendez-vous. Cela les engagera financièrement et réduira les risques d’annulation de dernière minute.

   Mais attention, au niveau légal, les dépôts de client sur un service qui n’a pas eu lieu, doivent être remboursés.

7. Soyez flexible :
   Si un client ne peut pas se présenter à votre rendez-vous, essayez de lui proposer une nouvelle date qui lui conviendra mieux. Les annulations ne sont pas toujours dues à de la mauvaise volonté!

   D’ailleurs, en vous montrant flexible, vous démontrez votre bon service client et que vous êtes prêt à travailler avec eux pour répondre à leurs besoins.

En sommes, n’oubliez pas que c’est normal des annulations!

Les gens ont des vies en dehors de vos services, certaines annulations peuvent être dues à une confusion dans l’horaire, un imprévu, le budget, etc. Il faut savoir rester flexible.

Rappelez-vous : 

• Un client reporté n’est pas un client perdu!
• Un client reporté peut être un espace de libre pour avancer sur autre chose!
• Un client perdu peut être tout simplement un client qui n’est pas pour toi!

N’oubliez pas de planifier rapidement votre annulation ou de faire des suivis par la suite!